Elektroniczne faktury KSeF w firmie

Krajowy System e-Faktur to obowiązujący od 2026 roku sposób wystawiania faktur, który docelowo obejmie wszystkich przedsiębiorców w Polsce. To największa od lat zmiana w sposobie księgowania sprzedaży. W pierwszym roku obowiązywania przepisów organy podatkowe nie będą karać za naruszenie nowych przepisów, ale od 2027 roku podatnicy, którzy popełnią błędy, będą musieli liczyć się z karami. Ile może wynieść sankcja za naruszenie przepisów KSeF i w jaki sposób kancelaria adwokacka z Bielska-Białej może pomóc uniknąć konsekwencji?

KSeF to nie jest „zwykła” faktura elektroniczna

Wielu przedsiębiorców już dziś wystawia faktury elektroniczne – zapisują je w plikach pdf i wysyłają kontrahentowi mailem. Jednak Krajowy System e-Faktur to nie kolejne narzędzie do wysyłki dokumentów, lecz zupełnie nowy model ich funkcjonowania i udostępniania.

W KSeF faktura ma ściśle określoną strukturę XML określoną w wytycznych Ministerstwa Finansów. Każde pole musi być poprawnie wypełnione: wskazywać dane nabywcy, pozycję faktury, podsumowanie. Nieprawidłowo wystawiona faktura zwyczajnie nie zostanie przyjęta przez system.

Kogo obejmuje KSeF?

Do korzystania z KSeF zobowiązani są wszyscy przedsiębiorcy wystawiający lub otrzymujący faktury, niezależnie od skali działalności, formy prawnej czy statusu VAT. Dotyczy to spółek i przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

W pierwszej kolejności obowiązek dotyczy podatników VAT, czyli podmioty, które:

• wystawiają faktury VAT;
• mają prawo do odliczenia VAT;
• rozliczają się według zasad ogólnych, kwartalnych, marży, odwrotnego obciążenia itd.

Do korzystania z KSeF zobowiązani są również podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo. Dotyczy to m.in.:

• drobnych przedsiębiorców na zwolnieniu podmiotowym (do 200 tys. zł);
• podmiotów zwolnionych z VAT z uwagi na przedmiot działalności (np. usługi medyczne).

Wprowadzenie KSeF – harmonogram

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest wprowadzany etapami:

• od 1 lutego 2026 roku obejmuje duże podmioty (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł);
• od 1 kwietnia 2026 roku w obejmuje pozostałe podmioty.

Wyjątek dotyczy mikroprzedsiębiorców, czyli przedsiębiorców, których miesięczny obrót brutto nie przekroczył 10 tys. zł. Do końca 2026 roku mogą oni w dalszym ciągu wystawiać faktury w tradycyjnej formie.

Co zmienia KSeF dla przedsiębiorców?

Przedsiębiorco, pamiętaj, że z chwilą, w której zostaniesz zobowiązany do korzystania z KSeF, nie wystarczy, że wystawisz fakturę w formie elektronicznej, by uznać ją za obowiązującą. Faktura w KSeF zyskuje moc prawną dopiero w momencie przesłania i rejestracji w systemie Ministerstwa Finansów. Nie istnieje, zanim nie otrzyma specjalnego numeru przyznawanego przez system. Co za tym idzie, nabywca odbierze fakturę dopiero po jej zatwierdzeniu w systemie.

Każda e-faktura w KSeF otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Stanowi on potwierdzenie autentyczności dokumentu i tego, że został on przyjęty przez system (a więc nie zawiera błędów, bo jak już wspomnieliśmy, faktura z błędami nie zostanie zaakceptowana).

Przedsiębiorcy muszą zmienić niektóre swoje nawyki. Dziś wielu wystawia faktury z datą wsteczną – na przykład kilka dni po transakcji, zwłaszcza na przełomie miesięcy. W KSeF takie działanie nie jest możliwe: system automatycznie rejestruje datę i godzinę przesłania faktury, a informacje te zostają zakodowane na fakturze.

Czemu służy takie sformalizowanie? W zamierzeniu ustawodawcy ma to zwiększyć przejrzystość i bezpieczeństwo obrotu, a także zmobilizować przedsiębiorców do terminowego wystawiania dokumentów. To rozwiązanie ogranicza też ryzyko błędów oraz daje pewność, że do obiegu trafiają wyłącznie faktury wiarygodne, które nie zostały zmodyfikowane po wystawieniu.

Pamiętajmy przy tym, że KSeF to narzędzie służące organom skarbowym. Administracja podatkowa wykorzystuje dane z systemu do kontroli, analityki danych, czy automatyzacji rozliczeń i typowania podmiotów lub transakcji do czynności sprawdzających.

Transakcje wyłączone z KSeF

Nie wszystkie transakcje dokonywane przez przedsiębiorców wymagają wystawienia ustrukturyzowanej faktury. Wyjątki opisane są w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wyłączenia dotyczą dokumentów, których specyficzna budowa uniemożliwia ich konwersję na format ustrukturyzowany.

Do tej grupy należą transakcje dotyczące:

• świadczenia usług przejazdów autostradą płatną, dokumentowanych paragonem z NIP uznanym za fakturę;
• świadczenia usług przewozu osób, gdzie usługi te są dokumentowane biletami uznanymi za faktury;
• świadczenia usług w zakresie kontroli i nadzoru lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe dokumentowane fakturami;
• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych;
• faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku gdy ten nabywca nie posiada NIP;
• faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania, do którego nabywcę upoważnił podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, w przypadku gdy ten podatnik nie posiada NIP.

Kary za naruszenie przepisów KSeF

Naruszenie przepisów podatkowych i związanych z ewidencjonowaniem transakcji jest zagrożone karą finansową. Nie inaczej będzie w przypadku błędów związanych z wystawianiem faktur w KSeF, choć w 2026 roku, czyli w pierwszym roku obowiązywania systemu, przedsiębiorcy nie będą karani w związku z niedopatrzeniem.

Przymykanie oka skończy się 1 stycznia 2027 r. kiedy to kary będą mogły być nakładane na przedsiębiorców w 3 przypadkach:

• kiedy faktura zostanie wystawiona w programie nieprzystosowanym do wymogów KSeF;
• kiedy faktura zostanie wystawiona niezgodnie ze schematem;
• gdy dokument zostanie przesłany do KSeF z opóźnieniem.

Kara za naruszenie przepisów KSeF może sięgnąć nawet 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Karą do 18,7% całkowitej należności może zostać ukarany przedsiębiorca, który nie wykazał na fakturze podatku.

Kary należy wpłacić w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego.

Kancelaria prawna z Bielska-Białej pomoże wdrożyć KSeF

Choć system elektronicznych faktur już obejmuje wielu przedsiębiorców, to w dalszym ciągu mają oni czas, by dostosować swoje procedury do nowych wymogów. Choć akcja edukacyjna w tym zakresie była prowadzona w 2025 roku, to wielu podatników nadal nie do końca rozumie, w jaki sposób ma dostosować procesy wewnętrzne do nowych standardów i na co zwracać uwagę przy codziennym wystawianiu faktur.

Aby uniknąć konsekwencji, warto podjąć współpracę z kancelarią adwokacką z Bielska-Białej, która ma doświadczenie w doradztwie dla biznesu, także w zakresie podatków i obowiązków sprawozdawczych.

Prawnik z Bielska-Białej oferuje:

• analizę procesów, audyt zgodności, wsparcie integracji z ERP/FK;
• szkolenia;
• bieżące doradztwo;
• dostosowanie umowy z biurem rachunkowym do KSeF.

Radca prawny z Bielska-Białej zachęca do kontaktu podatników, którzy już podlegają obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF.