Jawność wynagrodzeń w 2026 roku - co firmy muszą zmienić w umowach i ogłoszeniach o pracę?

Informacja o zarobkach przez lata należała do najpilniej strzeżonych elementów relacji w firmie. Ten porządek stopniowo się zmienia, ponieważ prawo Unii Europejskiej wzmacnia przejrzystość zasad wynagradzania i ma ułatwiać wykrywanie nieuzasadnionych różnic płacowych. Dyrektywa o jawności wynagrodzeń, przyjęta 10 maja 2023 roku jako akt 2023/970, zobowiązała państwa członkowskie do zmiany krajowych przepisów, a Polska wdraża ją etapami. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przejrzenia ogłoszeń, formularzy rekrutacyjnych, umów oraz regulaminów.

Skąd wzięła się dyrektywa o jawności wynagrodzeń i dlaczego dotyczy pracodawców?

Punktem wyjścia dla unijnego prawodawcy stała się utrzymująca się różnica w zarobkach kobiet i mężczyzn. Według danych Eurostatu z 2024 roku niekorygowana luka płacowa w Unii Europejskiej wynosiła średnio 11,1%1. Wskaźnik ten nie oznacza automatycznie dyskryminacji, ponieważ wpływają na niego także branża, stanowisko, wymiar czasu pracy czy przebieg kariery zawodowej.

Dyrektywa ma ułatwić ocenę, czy różnice w płacach mają obiektywne uzasadnienie. Porównywanie pracy tej samej lub równej wartości powinno opierać się na neutralnych płciowo kryteriach, takich jak umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność oraz warunki pracy. Jawność wynagrodzeń w 2026 roku nie oznacza prostego upublicznienia wszystkich pensji, lecz wymaga uporządkowania zasad ich ustalania.

Widełki płacowe w ogłoszeniach – od kiedy obowiązują?

Pierwszy etap polskiego wdrożenia dyrektywy objął rekrutację i obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku na podstawie ustawy z 4 czerwca 2025 roku, nowelizującej Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807). Nowy art. 18³ca Kodeksu pracy przewiduje, że kandydat otrzymuje informację o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale, opartą na obiektywnych i neutralnych kryteriach.

Nie oznacza to jednak, że każda firma musi publikować widełki płacowe bezpośrednio w ogłoszeniu. Pracodawca może podać informację o wynagrodzeniu w ogłoszeniu, ale jeżeli tego nie zrobił albo nie publikował ogłoszenia, powinien przekazać ją przed rozmową kwalifikacyjną. Gdy nie było ani ogłoszenia, ani rozmowy, informacja musi zostać przekazana przed nawiązaniem stosunku pracy. Obowiązkowe jest więc odpowiednio wczesne poinformowanie kandydata, a nie zawsze sama publikacja widełek.

Rozmowa kwalifikacyjna bez pytań o dotychczasowe zarobki

Zmiany nie ograniczają się do stawki podawanej kandydatowi, ponieważ nowe reguły przebudowują również sam proces rekrutacji. Zakaz pytania o zarobki na rozmowie oznacza, że pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu otrzymywanym w obecnym stosunku pracy ani w poprzednich stosunkach pracy. Obejmuje to rozmowę kwalifikacyjną, formularze aplikacyjne, ankiety i korespondencję z kandydatem.

Historia płacowa bywała dotąd punktem odniesienia przy ustalaniu nowego wynagrodzenia, przez co osoby wcześniej gorzej opłacane mogły otrzymywać niższe propozycje także w kolejnych miejscach pracy. Nowe przepisy mają ograniczyć powielanie takich nierówności. Ustawodawca wymaga również, aby ogłoszenia i nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci. Przedsiębiorca powinien więc sprawdzić treść ogłoszeń, pytania rekruterów, formularze i szablony wiadomości.

Dyrektywa o jawności wynagrodzeń – obowiązki pracodawcy wobec zatrudnionych

Etap rekrutacyjny stanowi dopiero część zmian. Szerszy zakres powinności dotyczy przede wszystkim prawa pracownika do informacji o własnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia osób wykonujących taką samą pracę albo pracę o takiej samej wartości, z podziałem na płeć. Trzeba jednak wyraźnie oddzielić przepisy już obowiązujące od rozwiązań projektowanych, ponieważ pełne wdrożenie tych zasad ma wprowadzić odrębna ustawa, a projekt UC127 (Projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości) nadal pozostaje na etapie prac legislacyjnych.

Projektowane obowiązki sprawozdawcze mają objąć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób, przy czym największe firmy będą raportować częściej. Szczegółowy tryb przekazywania danych, terminy oraz sankcje trzeba będzie ocenić po uchwaleniu ustawy. Jeżeli raport wykaże różnicę w wynagrodzeniach na poziomie co najmniej 5% w danej kategorii pracowników, a pracodawca nie uzasadni jej obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami, konieczne będą działania naprawcze.

Co zmienić w umowach i regulaminach przed wdrożeniem?

Przygotowanie firmy do nowej rzeczywistości prawnej wymaga uporządkowania dokumentów, które przez lata powstawały bez myśli o przejrzystości płac. Szczególnej uwagi wymagają klauzule poufności wynagrodzeń. Po pełnym wdrożeniu dyrektywy pracodawca nie powinien zakazywać pracownikowi ujawniania informacji o własnym wynagrodzeniu, jeżeli służy to realizacji prawa do równego traktowania i równej płacy. Nie oznacza to jednak swobody ujawniania cudzych danych płacowych.

Rewizji wymagają także regulaminy wynagradzania, zasady premiowania oraz procedury dotyczące awansów, ponieważ powinny opierać się na przejrzystych i możliwych do wykazania kryteriach. Osobnym zadaniem staje się spójny system wartościowania stanowisk, bez którego trudno będzie wykazać obiektywne podstawy różnic w płacach. Przedsiębiorca powinien zaplanować przegląd dokumentacji, obejmujący między innymi:

• treść ogłoszeń rekrutacyjnych oraz szablony wiadomości do kandydatów,
• formularze aplikacyjne i pytania zadawane podczas rekrutacji,
• klauzule poufności w umowach o pracę i regulaminach,
• zasady ustalania wynagrodzenia zasadniczego oraz składników zmiennych,
• kryteria awansu i progresji płacowej,
• procedury wartościowania stanowisk.

Uporządkowanie tych elementów ogranicza ryzyko sporu, a zarazem ułatwia rekrutację, ponieważ przejrzyste zasady budują zaufanie kandydatów i zatrudnionych. Kolejność prac warto ustalić według stopnia ryzyka, zaczynając od treści ogłoszeń, formularzy rekrutacyjnych, klauzul poufności oraz zasad premiowania.

Kiedy analizę dokumentów warto powierzyć prawnikowi?

Skala zmian sprawia, że samodzielna interpretacja przepisów bywa ryzykowna, zwłaszcza gdy dokumentacja pracownicza powstawała przez wiele lat. Doświadczony adwokat w Bielsku pomaga ocenić, które klauzule wymagają usunięcia, które należy zmienić, a które można pozostawić po doprecyzowaniu. Współpraca z kancelarią bywa przydatna zwłaszcza przy budowie systemu wartościowania stanowisk i porządkowaniu zasad premiowania. W takich sprawach wsparcie może zapewnić kancelaria prawa pracy w Bielsku-Białej, zajmująca się dokumentacją pracowniczą i reprezentacją stron w postępowaniach.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy obowiązek podawania widełek dotyczy każdej firmy?

Obowiązek przekazania kandydatowi informacji o wynagrodzeniu, jego początkowej wysokości albo przedziale dotyczy pracodawców niezależnie od wielkości zatrudnienia. Nie oznacza to jednak, że przedział zawsze musi znaleźć się w ogłoszeniu.

Od kiedy nie wolno pytać kandydata o wcześniejsze zarobki?

Zakaz obowiązuje od 24 grudnia 2025 roku i obejmuje cały proces rekrutacji, w tym rozmowy, formularze aplikacyjne oraz korespondencję z kandydatem.

Które firmy będą raportować lukę płacową?

Zgodnie z dyrektywą i projektem krajowych przepisów obowiązki sprawozdawcze mają objąć pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Szczegółowe terminy i zasady raportowania należy sprawdzić po uchwaleniu polskiej ustawy.

Czy pełne przepisy już obowiązują?

Nie w pełnym zakresie. Od 24 grudnia 2025 roku obowiązują przepisy dotyczące rekrutacji, natomiast pozostałe wymogi, w tym szersze prawa informacyjne pracowników i raportowanie luki płacowej, wynikają z dyrektywy oraz projektu ustawy.

Co grozi za naruszenie nowych przepisów?

Naruszenie przepisów rekrutacyjnych może zwiększać ryzyko sporu z kandydatem lub pracownikiem oraz zarzutu nierównego traktowania. Projekt ustawy przewiduje możliwość nałożenia kar za wybrane naruszenia, jednak ostateczny zakres sankcji będzie wynikał z uchwalonych przepisów. 

1. https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Gender_pay_gap_statistics